El email es una parte importante de las relaciones empresariales hasta el punto de que, en ocasiones, ni siquiera conocemos físicamente a las personas con las que mantenemos contacto diario por correo electrónico. Por eso resulta tan importante contar con herramientas emocionales que nos permitan gestionar de forma adecuada esta vía de comunicación.
Se cuenta que Abraham Lincoln era muy aficionado a escribir cartas mordaces cuando algo le sublevaba. Pero jamás las enviaba. Disparaba su furia con la pluma y, al día siguiente, cuando se había tranquilizado, redactaba un nuevo escrito más conciliador y constructivo que hacía llegar al destinatario. No siempre fue así. El reto a un duelo a muerte por una misiva especialmente cruel le hizo aprender a gestionar bien sus emociones.
Estas son mis recomendaciones para escribir cibermensajes profesionales con inteligencia emocional:
- Llama al destinatario por su nombre. Todo email, aunque acabemos de hablar por teléfono con el destinatario o nos hayamos cruzado con él hace un momento, debe empezar con un saludo como norma elemental de cortesía. Pero, además, no es lo mismo decir «Hola» que «Hola, Luis». Tenemos que escribir el nombre de la persona a la que vamos a dirigirnos. Viene a ser algo parecido a mirar al otro a los ojos.
- Empieza con un resumen. Facilita las cosas y centra la atención. «Te escribo en relación con la reunión de mañana, para acordar los puntos que debemos tratar».
- Escribe correctamente. Frases sencillas, cortas, con sus comas y sus puntos; párrafos breves, de fácil lectura. Queremos que se nos entienda bien, incluso podemos usar enumeraciones que faciliten la comprensión. Un correo no puede estar descuidado, porque eso demuestra que no hemos dado importancia al mensaje ni al destinatario.
- Sé breve. No hay que molestar ni abusar del tiempo de los demás. La claridad está reñida con la longitud. Si tenemos que aportar mucha información, será mejor hacerlo en un documento aparte: «Te adjunto tres archivos sobre…».
- Transmite confianza. Hay que hacer que el destinatario sienta que confiamos en él: «Sé que puedo delegar en ti», «Me gusta trabajar contigo».
- Evita la ironía y el sarcasmo. Salvo que alguien te conozca muy bien, es mejor escribir de manera neutra, porque nadie va a ver tu sonrisa en un escrito.
- No a los emoticonos. Las caritas han tenido que inventarse precisamente para transmitir emociones en la escritura. Son útiles en nuestros emails y WhatsApps informales, pero están de más en un correo profesional.
- No olvides ser educado. Incluye «por favor» y «gracias» en tus cibermensajes. Son gratuitos y producen magníficos efectos secundarios. Acaba siempre con una despedida afectuosa.
- Piensa antes de escribir. Nuestras respuestas emocionales ante un estímulo son como las olas, tienen sus crestas y sus valles. A veces pasa: recibes un email que te indigna y quieres responder al momento. No lo hagas. No alimentes tus emociones negativas ni causes daños innecesarios, ni a los otros ni a ti mismo. En cualquier caso, recuerda siempre a Abraham Lincoln.
