Antes que nada, debemos definir a qué se le conoce como actos privados y actos públicos. Los actos públicos son aquellos que cuentan con la asistencia de autoridades importantes en la sociedad y los actos privados son aquellos que entran dentro del protocolo empresarial o familiar.
Para planificar u organizar un evento:
1.ELECCIÓN DEL LUGAR DE CELEBRACIÓN:
Primero se debe tener en cuenta si se va a celebrar en interior o exterior. Estudiar el espacio en donde se va a celebrar dentro del mismo sitio. Ver como es de grande, de ancho, si necesita decoración, flores, alfombras. Visualizar mentalmente la idea de cómo queremos que sea y materializar la idea poco a poco.
INVITADOS:
2.Hacer un cálculo, lo más aproximadamente posible del número de personas que van asistir: desde los asistentes más importantes, hasta los camareros del cóctel, pasando por los guardaespaldas, secretarios, azafatas, consejeros, periodistas, público y personal. A) planificar por dónde entrarán al acto, donde debe sentarse el público, dónde deben ponerse las cámaras, cuáles son las áreas de seguridad, el estacionamiento, etc. B)Los invitados de mayor categoría deben de ser recibidos a su llegada, atendidos durante el acto y despedidos al final. C) Si hay invitados que vienen de otras ciudades o países, habrá que tener preparado y pagado hoteles y traslados. D) En caso de que fuera necesario, interpretes y agente de relaciones públicas.
EL DISCURSO
3.Tener preparado tarima, momento del discurso, programa, agua, micrófonos, etc.
LA COMIDA
4.Dependiendo de la actividad, esta fase puede darse o no. Puede ser que el acto termine al finalizar los discursos o bien puede ir acompañado de una comida, un coctel, o una cena formal. En este caso habrá que contratar los servicios de camareros, cocineros, mesas, sillas, manteles. (Dependiendo el acto)
